Ao cadastrar modelos de documento, você pode definir campos que serão preenchidos automaticamente de acordo com os dados da cotação. Assim, você terá cotações prontas para serem exportadas (em Word ou PDF) sem a necessidade de preencher todas as informações manualmente. Para isso, primeiro você deverá configurar o documento de acordo com as informações que deseja inserir.
Requisitos para configurar novos Modelos de Documentos
Caixas de textos e formas geométricas do Word (Microsoft Office) “não” são permitidas.
Se preferir, poderá baixar um modelo de documento de cotação.
1 – Os modelos devem, obrigatoriamente, estar na extensão .docx – que é o formato dos documentos salvos do Microsoft Word a partir da versão 2007.
2 – O layout do modelo pode ser criado da forma como preferir e é possível utilizar imagens, tabelas, estilos etc (exceto caixas de texto e formas geométricas).
3 – Os trechos do documento modelo que deverão ser preenchidos automaticamente devem ser escritos no formato das variáveis de campo listadas nos links abaixo:
| Variáveis de Campos | |||
| Entidade | Informação | Campo | Observação |
| Cotação | Número da Cotação | [cotacao.cotacao] | |
| Versão da Cotação | [cotacao.versao] | ||
| Usuário Responsável | [cotacao.usuario] | ||
| Telefone do usuário | [cotacao.usuario_telefone] | Telefone do usuário responsável | |
| Email do usuário | [cotacao.usuario_email] | Email do usuário responsável | |
| Oportunidade | [cotacao.oportunidade] | Se a cotação estiver vinculada a uma oportunidade, será exibido o nome dessa oportunidade | |
| Data | [cotacao.data] | Data de criação da cotação | |
| Tipo Desconto | [cotacao.tipo_desconto] | Exibe se o desconto em % ou em Valor (ou nenhum) | |
| Desconto | [cotacao.desconto] | Valor do desconto (em % ou em valor) | |
| Valor Total (Geral) | [cotacao.valor_total] | ||
| Tabela de Preço | [cotacao.tab_preco] | ||
| Forma de Pagamento | [cotacao.forma_pagamento] | ||
| Quantidade de Parcelas | [cotacao.qtd_parcelas] | ||
| Moeda | [cotacao.moeda] | ||
| Situação | [cotacao.situacao] | ||
| Condição de Pagamento | [cotacao.cond_pagto] | ||
| Data/Hora da Impressão | [cotacao.dt_hr_atual] | Exibe a data/hora em que o documento foi gerado | |
| Valor Parcela | [cotacao.vl_parcela] | Valor de cada parcela | |
| Valor Frete | [cotacao.valor_frete] | Valor do frete | |
| Observação | [cotacao.obs_cotacao] | Observação da cotação | |
| Total de Produtos Recorrentes | [cotacao.total_recorrente] | ||
| Total dos itens | [cotacao.total_itens] | Desconsidera os produtos recorrentes | |
| Total geral | [cotacao.total] | ||
| Logradouro | [cotacao.logradouro] | Endereço de entrega | |
| Número | [cotacao.numero] | Número da quadra | |
| Bairro | [cotacao.bairro] | ||
| CEP | [cotacao.cep] | ||
| UF | [cotacao.uf] | ||
| Cidade | [cotacao.nome_cidade] | ||
| Complemento | [cotacao.complemento] | Complemento do Endereço | |
| Ponto de referencia | [cotacao.referencia] | ||
| Dia do Vencimento dos Serviços Recorrentes | [cotacao.dia_mes_vencimento] | ||
| Oportunidade | Data Finalização | [oportunidade.data_finalizacao] | Data que a oportunidade foi finalizada |
| Filial | Nome Filial | [filial.nome] | |
| Logradouro da Filial | [filial.logradouro] | ||
| N.º endereço Filial | [filial.numero] | ||
| Complemento end. Filial | [filial.complemento] | ||
| Bairro Filial | [filial.bairro] | ||
| CEP Filial | [filial.cep] | ||
| Cidade Filial | [filial.nome_cidade] | ||
| UF Filial | [filial.uf] | ||
| Ins. Estadual Filial | [filial.ins_estadual] | ||
| CNPJ Filial | [filial.cnpj] | ||
| Nome Representante | [filial.nome_representante] | ||
| CPF Representante | [filial.cpf_representante] | ||
| Cliente | Razão Social | [cliente.nome] | |
| Tipo Pessoa | [cliente.tipo_pessoa] | Física/Jurídica | |
| Nome Fantasia | [cliente.nome_fantasia] | ||
| Ramo de Atividade | [cliente.ramoatividade] | ||
| Origem | [cliente.origem] | ||
| [cliente.email] | |||
| Website | [cliente.website] | ||
| CPF/CNPJ | [cliente.cpf_cnpj] | Se pessoa física, exibe CPF. Senão, CNPJ | |
| IE/RG | [cliente.ie_rg] | Exibe a inscrição estadual ou o RG (conforme estiver cadastrado) | |
| Data Cadastro | [cliente.dtcadastro] | Data que o cliente foi cadastrado no sistema | |
| Fax | [cliente.fax] | ||
| Inscrição Municipal | [cliente.insc_municipal] | ||
| Telefone | [cliente.telefone1] | ||
| Ramal | [cliente.ramal1] | ||
| Telefone Alternativo | [cliente.telefone2] | ||
| Ramal Fone Alternativo | [cliente.ramal2] | ||
| E-mail NF-E | [cliente.email_nfe] | ||
| Região | [cliente.regiao] | ||
| Data Abertura | [cliente.dt_abertura] | Data da abertura da empresa – obtido via SINTEGRA | |
| Atividade Econômica | [cliente.atividade_economica] | Atividade Econômica da empresa – obtido via SINTEGRA | |
| Nome Abreviado | [cliente.nome_abreviado] | Nome abreviado salvo para o cliente | |
| Email Financeiro | [cliente.email_financeiro] | E-mail para envio de informações financeiras ao cliente | |
| Logradouro | [cliente.logradouro] | ||
| Número | [cliente.numero] | ||
| Complemento | [cliente.complemento] | ||
| Bairro | [cliente.bairro] | ||
| CEP | [cliente.cep] | ||
| Referência Endereço | [cliente.referencia] | ||
| Cidade | [cliente.nome_cidade] | ||
| Estado | [cliente.uf_cidade] | ||
| Logradouro Cobrança | [cliente.logradouro_cob] | ||
| Número Cobrança | [cliente.numero_cob] | ||
| Complemento Cobrança | [cliente.complemento_cob] | ||
| Bairro Cobrança | [cliente.bairro_cob] | ||
| CEP Cobrança | [cliente.cep_cob] | ||
| Referência End. Cobrança | [cliente.referencia_cob] | ||
| Cidade Cobrança | [cliente.nome_cidade_cob] | ||
| Estado Cobrança | [cliente.uf_cidade_cob] | ||
| Contato | Nome | [contato.nome] | |
| Cargo | [contato.cargo] | ||
| Telefone 1 | [contato.telefone] | ||
| Ramal | [contato.ramal] | ||
| Celular | [contato.celular] | ||
| [contato.email] | |||
| CPF | [contato.cpf] | ||
| Skype | [contato.skype] | ||
| Itens | Código do Item | [itens.item_codigo] | Para que todos os itens sejam exibidos, deve-se criar, na tabela, uma coluna código e, entre colchetes, adicionar o conteúdo: itens.item_codigo;block=tbs:row |
| Nome Item | [itens.nome_item] | ||
| Linha de Produto | [itens.familia] | ||
| Peso Líquido | [itens.peso_liq] | ||
| Peso Bruto | [itens.peso_bruto] | ||
| Código Complementar | [itens.cod_complemen] | ||
| Classificação Fiscal | [itens.class_fiscal] | ||
| Quantidade | [itens.quantidade] | ||
| Preço Original | [itens.preco_original] | Valor do item | |
| Desconto | [itens.desc_perc] | Desconto aplicado (em %) | |
| Valor do Desconto | [itens.desc_val] | Valor do desconto concedido | |
| Preço praticado | [itens.preco] | Preço praticado no item nessa cotação | |
| Preço Total | [itens.preco_total] | Quantidade x Preço Praticado | |
| Narrativa Item | [itens.narrativa_item] | Se informado, exibe a narrativa informada no item | |
| Observação Item | [itens.obs_item] | Se informado, exibe a observação do item | |
| Recorrente | Código do Item | [recorrente.item_codigo] | Para que todos os itens sejam exibidos, deve-se criar, na tabela, uma coluna código e, entre colchetes, adicionar o conteúdo: itens.item_codigo;block=tbs:row |
| Nome Item | [recorrente.nome_item] | ||
| Linha de Produto | [recorrente.familia] | ||
| Quantidade | [recorrente.quantidade] | ||
| Código Complementar | [recorrente.cod_complemen] | ||
| Classificação Fiscal | [recorrente.class_fiscal] | ||
| Preço Original | [recorrente.preco_original] | Valor do item | |
| Desconto | [recorrente.desc_perc] | Desconto aplicado (em %) | |
| Valor do Desconto | [recorrente.desc_val] | Valor do desconto concedido | |
| Preço praticado | [recorrente.preco] | Preço praticado no item nessa cotação | |
| Preço Total | [recorrente.preco_total] | Preço Praticado – Desconto | |
| Narrativa Item | [recorrente.narrativa_item] | Se informado, exibe a narrativa descrita no item | |
| Observação Item | [recorrente.obs_item] | Se informado, exibe a observação do item | |
Exemplo de um modelo configurado
| [filial.nome] | COTAÇÃO DE VENDAS |
| [filial.logradouro], [filial.numero], [filial.bairro] | [cotacao.cotacao].[cotacao.versao] |
| [filial.nome_cidade] – [filial.uf] | [cotacao.data] |
| CNPJ [filial.cnpj] – I.E. [filial.ins_estadual] |
| DADOS DO COMPRADOR | |||
| NOME | [cliente.nome] | ||
| CPF/CNPJ | [cliente.cpf_cnpj] | RG/IE | [cliente.ie_rg] |
| ENDEREÇO | [cliente.logradouro], [cliente.numero] | BAIRRO | [cliente.bairro] |
| CIDADE/UF | [cliente.nome_cidade] / [cliente.uf_cidade] | CEP | [cliente.cep] |
| [cliente.email] | |||
| ITENS | |||
| CÓDIGO | DESCRIÇÃO | QTDE | VL. TOTAL |
| [itens.item_codigo;block=tbs:row] | [itens.nome_item] [itens.narrativa_item] | [itens.quantidade] | [itens.preco_total] |
| DESCONTO | [cotacao.desconto] | ||
| FRETE | [cotacao.valor_frete] | ||
| TOTAL | [cotacao.total] | ||
| MENSALIDADE | ||
| CÓDIGO | DESCRIÇÃO | VL. TOTAL |
| [recorrente.item_codigo;block=tbs:row] | [recorrente.nome_item] | [recorrente.preco_total] |
| Total | [cotacao.total_recorrente] | |
Para que todos os itens da cotação sejam exibidos, é necessário adicionar “;block=tbs:row” antes de “]” no primeiro item da tabela.