Configurando Grupos de Aprovação – Clientes e Cotações

Para que se tenha um controle maior sobre os cadastros de novos clientes ou cotações, é possível criar grupos de aprovação em que pessoas escolhidas terão que dar seu aval para que determinas situações possam acontecer, conforme será explicado a seguir.

Para cadastrar seus grupos de aprovação:

    1. Acesse https://app.procedo.com.br/grupoaprov ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Grupo de Aprovação”;
    2. Clique em “Novo Registro” e dê um nome para o grupo.
    3. No campo “Tipo” estarão disponíveis duas opções:
      • Cliente: esse tipo é utilizado com a finalidade de criar um fluxo de aprovação de clientes. Ao escolher essa opção, um novo campo ficará disponível, chamado “Sequência de aprovação”.
        1. Escolha qual sequência de aprovação esse grupo obedecerá. Podemos definir como o primeiro, por exemplo, digitando o número 1.
          A sequência é utilizada para definir o grupo de aprovação para o qual o cliente será direcionado antes de se tornar ativo;
        2. Selecione no campo Usuários aqueles que serão os aprovadores;
        3. Clique em “Salvar”.
      • Cotação: esse tipo é utilizado na criação de um fluxo de aprovação de cotações. Ao escolher essa opção, o campo “Alçada de Desconto” ficará disponível.
        Este fluxo vai ajudar sua empresa a ter um controle melhor sobre as alçadas de desconto entre os usuários e gerentes/diretores.
        A alçada de desconto é utilizada para definir a porcentagem máxima de desconto que esse grupo poderá aprovar, portanto, se o desconto não ultrapassar o limite mínimo definido, a cotação será aprovada automaticamente.

        1. No campo “Tipo”, ao selecionar a opção “Cotação”, um campo chamado “Alçada de Desconto” será habilitado onde você deverá informar a alçada máxima em percentual que o grupo poderá aprovar;
        2. No campo “Usuários”, escolha aqueles que farão parte desse grupo;
        3. Clique no botão “Salvar”.

No painel abaixo é explicado todo o fluxo de aprovação de cotações:

fluxo-05-02 Quando uma cotação não é finalizada, ou seja, não tem todos os requisitos preenchidos, ela permanece na situação “Rascunho“.

Nessa situação, ainda é possível fazer alterações na cotação.

fluxo-05-03 Quando na situação “Em Aprovação”, a cotação está aguardando que o aprovador com uma alçada de desconto suficiente aprove a mesma.

A partir de agora, não é possível alterar a cotação. O usuário responsável pode, no máximo, Cancelar a cotação, alterá-la e finalizá-la para novamente entrar no fluxo de aprovação.

fluxo-05-05 Os grupos de aprovação podem reprovar uma cotação deixando-a na situação “reprovada“, porém é possível alterar a cotação e enviar novamente para aprovação.
fluxo-05-04 Quando a cotação for aprovada, ela ficará na situação “Ativa”.

Cadastrando Grupos de Clientes

É possível criar categorias para englobar seus clientes no Procedo, como por exemplo: Indústria, Comércio, Serviços.

Para criar seus Grupos de Clientes:

  1. Acesse https://app.procedo.com.br/grupocli ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique em “Grupo de Cliente”.
  2. Clique em “Novo Registro”;
  3. No formulário de cadastro destacamos os seguintes campos:
    • Aprova cliente automaticamente – Caso essa opção esteja desmarcada, ao cadastrar um cliente ele terá o status “ativo”. Entretanto, se marcada, o cadastro entrará num fluxo de aprovação. Para que essa aprovação funcione, é necessário antes ter cadastrado um grupo de aprovação para clientes. Este assunto é tratado detalhadamente na “Etapa 3” da Trilha Treinamento Administrador.
    • Qtd. Ref. Bancárias e Qtd. Ref. Comerciais – Definem a quantidade de referências que serão obrigatórias em “Referências Bancárias” e “Referências Comerciais” da aba “Complemento” na tela de cadastro de clientes.
  4. Clique em “Salvar”.

Cadastrando Origens, Ramos de Atividades, Regiões e Tipos de Documentos

  • O conceito de origem é utilizado para definir de onde o lead, prospect ou cliente foram captados, ou seja, qual sua procedência. Essa informação pode ser consultada posteriormente em forma de gráfico na sua Home, no painel Oportunidade por Origem.

Para cadastrar uma nova “origem”:

  1. Acesse https://app.procedo.com.br/origem ou no canto superior direito onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral” clique no botão “Origem”;
  2. Clique no botão “Novo Registro”;
  3. Na nova janela, digite o nome;
  4. Quando terminar, clique em “Salvar”.

 

  • O ramo de atividade é utilizado para definir a área de atuação do lead, prospect ou cliente sendo um campo opcional nos seus cadastros. Essa informação também pode ser utilizada como critério de filtro nas rotinas de Lista de Leads, Lista de Prospects e Lista de Clientes.

Para cadastrar um novo “ramo de atividade”:

  1. Acesse https://app.procedo.com.br/ramoatividade ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Ramo de Atividade”;
  2. Clique no botão “Novo Registro”;
  3. Na nova janela, preencha o campo Nome e caso queira, preencha também um Roteiro para que você possa padronizar os atendimentos aos prospects com ramos de atividade em comum;
  4. Clique em “Salvar”.

 

  • Os cadastros de Prospects e Clientes também possuem um campo chamado Região, informação que pode ser utilizada na realização de filtros nas rotinas de Lista
    de ambas as personas.

Para cadastrar uma “Região”:

  1. Acesse https://app.procedo.com.br/regiao ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Região”;
  2. Clique em “Novo Registro” e preencha o campo “Nome”;
  3. Clique em “Salvar”.

 

  • Os tipos de documentos são categorias que, ao anexar um documento no sistema, é possível escolher para classificar o anexo.

Para criar um “Tipo de Documento”:

  1. Acesse https://app.procedo.com.br/tipodoc ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Tipo de Documento”;
  2. Clique em “Novo Registro”;
  3. Preencha o campo “Nome”;
  4. Clique em “Salvar”.

Log de Integração

Caso sua empresa tenha integração de ferramentas como Freshdesk, Clicksign, RDStation ou do seu ERP com o Procedo, através de API’s fornecidas por nós, eventuais logs de erro ficarão salvos para sua consulta.

Para localizar os Logs de Integração:

  • Acesse https://app.procedo.com.br/logintegra ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Segurança”, clique no botão “Log de Integração”.

Log de Atividades

Enquanto administrador, você tem acesso a todas as atividades de todos os usuários do sistema através da rotina Log de Atividades.

Para acessar a rotina de Log de Atividades:

  1. Acesse https://app.procedo.com.br/log ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Segurança”, clique no botão “Log de Atividade”;
  2. Nessa tela, é possível realizar filtros utilizando os campos Tipo de atividade, o usuário específico e um limite de datas ou simplesmente deixar todos os campos em branco para ter acesso ao log completo de atividades de todos os usuários do sistema;
  3. Quando estiver pronto, clique no botão “Filtro”.

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