O recurso de importação de contatos facilita o cadastro de novos registros utilizando simplesmente um arquivo de texto separado por “;” (ponto e virgula), vale ressaltar que a maioria dos sistema dispõem da exportação nesse formato (CSV).
Como importar contato?
1) No menu lateral esquerdo acesse a rotina “Contato”.
2) Clique nos 3 pontos e em seguida no menu que foi aberto clique em “Importar”
3) Na nova página leia atentamente todas as orientações disponíveis.
ATENÇÃO: A flag “Desconsiderar a primeira linha” geralmente é utilizada para arquivos que possuem cabeçalho, assim o sistema irá ignorar essa linha do arquivo.
4) Para enviar o arquivo CSV clique no botão “Procurar”.
5) Novas informações serão adicionadas a página.
6) Neste passo, você realizará o mapeamento das colunas, ou seja, você irá informar qual coluna do CSV corresponde ao campo do sistema.
No arquivo modelo temos várias colunas, porém somente algumas são obrigatórias. Para saber quais são, observe na tela de importação um painel azul com essa informação;
No campos “Região”, “Ramo de Atividade”, “Origem” e “Grupo de Cliente” deverá ser informado o NOME do registro e não o código;
Já no campo “Responsável”, é necessário informar o E-mail do usuário no sistema;
8) Após o mapeamento, clique no botão “Importar” e você será direcionado para a página dos contatos.
9) O processo de importação continuará em segundo plano e, quando finalizar, você receberá um e-mail.
ATENÇÃO
Se alguma linha apresentar problemas, um e-mail será enviado com a descrição do problema e, em anexo, um novo arquivo CSV somente com as linhas que apresentaram falha;
Não é obrigatório utilizar o CSV que está disponível, como dito anteriormente, vários sistemas exportam dados no formato CSV, você pode utilizá-los também;
Se o campo Código estiver preenchido, a informação de CNPJ/CPF será requirida, pois, durante a importação, se um cliente com o Código + CNPJ/CPF for localizado, suas informações serão atualizadas, caso contrário o cliente será cadastrado;
No cadastro de contato do tipo “Pessoa” será necessário existir préviamente um cadastro do tipo “Empresa” com o mesmo nome. Caso contrário uma mensagem de erro será enviada por e-mail.
Para vincular uma “Pessoa” a “Empresa”, no documento de importação as informações deverão seguir a seguinte regra: (1) cadastro tipo Empresa; (2) cadastro tipo Pessoa.