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Tenha acesso rápido a indicadores importantes da sua empresa com os nossos painéis, visualize seu calendário e confira as atividades do dia. Fique à vontade para alterar a disposição de seus itens ou ocultá-los.
Criando Projetos
No projeto, é possível definir um conjunto de atividades a serem realizadas, fazer apontamento de horas e de despesas e definir valores e parcelas a fim de elaborar um produto ou serviço de forma eficaz.
Para criar um Projeto:
- No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
- No menu lateral esquerdo, selecione a opção “Projeto” e clique em “Novo Registro” ou acesse https://app.procedo.com.br/projeto/form;
- Na aba “Geral”:
- Informe para qual “Cliente” o projeto será desenvolvido;
- Defina um “Nome”, um Prazo Inicial e um Prazo Final para o projeto;
- É possível, ainda, definir em qual fase do projeto quer começar, determinar a “Filial” que será responsável por ele (caso tenha) e adicionar eventuais tags.
- Na aba “Escopo”, você pode anexar imagens além de registrar um texto sobre o projeto.
Aspectos Comerciais do Projeto
As condições comerciais do projeto ficam na aba “Comercial”, onde temos o campo “Tipo de pagamento”, que definirá como esse projeto será pago.
Ao alterar esse campo, será possível escolher entre duas opções:
- Valor Hora: dessa forma, o projeto será cobrado por hora trabalhada. Após escolher esse tipo, preencha o campo “Valor Hora” com valor combinado com o cliente.
- Fechado: determina um preço fechado para o desenvolvimento de todo o projeto. Preencha o campo “Valor projeto” com o preço acordado e o campo “Alíquota de imposto” caso seja necessário.
Alocação de Membros no Projeto
Na aba “Membro”, escolha quais os recursos/usuários farão parte desse projeto e qual será o papel de cada um. Lembrando que apenas Gestores podem fazer apontamentos de horas e despesas para os demais recursos do projeto, exceto de outros Gestores.
Despesas pré-aprovadas no Projeto
Na aba “Despesas”, escolha quais serão os tipos de despesas autorizadas no projeto marcando o campo da coluna “Adicionar”. Não esqueça de definir também seus valores.
- O Valor Unitário será utilizado apenas como sugestão no cadastro da despesa;
- O Valor Máximo é o maior valor que poderá ser utilizado na despesa;
- O campo Faturável indica se essa despesa será faturável no extrato de serviço, ou seja, se a despesa será repassada para o cliente.
Situações de um Projeto
Um Projeto possui três situações:
- Em andamento: essa é a primeira situação do projeto após seu cadastro e indica que ele ainda está em desenvolvimento;
- Finalizado: essa situação é definida quando o projeto está concluído;
- Cancelado/Reprovado: é utilizada para os projetos que foram cancelados ou reprovados.
Para alterar a situação do projeto, siga os seguintes passos:
- Acesse o Projeto já cadastrado que deseja alterar a situação;
- No canto superior esquerdo, clique em “Editar”;
- Na aba “Geral”, localize o campo “Situação Projeto”;
- Escolha a situação que deseja definir;
- Clique em “Salvar”.
Níveis de permissão de acesso ao Projeto
- Usuário Administrador ou Supervisor
Possui permissão total. Consegue visualizar e editar todos os campos. - Usuário comum que não está vinculado a um recurso
Conseguirá visualizar todos os registros e, até mesmo, editar caso possua acesso a essa rotina, só não terá acesso às informações comerciais. - Usuário comum vinculado a recurso
Não terá acesso a nenhum projeto a não ser que seja um colaborador ou gestor.- Os Colaboradores poderão visualizar o projeto, fazer apontamentos de despesa e apontamento de horas.
- Os Gestores possuem mais acessos no projeto. Eles conseguem editar o projeto, definir quais serão os apontamentos, adicionar outros recursos, cadastrar atividades e também possuem acesso a informações comerciais.
Atividades
As atividades do projeto são ações a serem realizadas para dar andamento ao produto/serviço. Um projeto pode ter várias atividades que podem ser categorizadas, ter um prazo final e uma estimativa em horas que serão gastas no seu desenvolvimento. Além de controlar prazo e estimativa, a atividade conta com os seguintes recursos:
Histórico: através do qual, os membros da atividade podem registrar suas dúvidas e interagir com outros usuários.
Checklist: o usuário pode planejar a execução da atividade criando checklist para guiá-lo na execução.
Documento: o usuário pode anexar um documento que seja relacionado a esta atividade.
Para cadastrar uma atividade:
- No menu lateral, clique na rotina “Atividade” ou acesse https://app.procedo.com.br/projatividade/form;
- No campo “Cliente”, localize aquele com qual você está trabalhando no projeto para que o campo “Projeto” seja preenchido;
- É importante observar que, caso esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
- Preencha todos os campos obrigatórios e clique em salvar.
Apontando Despesas
Enquanto Gestor de um Projeto, você poderá fazer o apontamento de despesas (exemplos: refeição, combustível, hospedagem) – caso as tenha autorizado no Projeto em que você está escalado – para si mesmo e para outros recursos que não forem Gestores. Dessa forma, elas poderão ser informadas em uma ordem de serviço para posteriormente serem relacionadas em extratos de serviço e extratos de recurso.
Para apontar Despesas:
- No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
- No menu lateral esquerdo, selecione a opção “Despesa” e clique em “Novo Registro”, ou acesse https://app.procedo.com.br/projdespesa/form;
- No campo “Cliente”, localize aquele com qual você está trabalhando no projeto para que o campo “Projeto” seja preenchido;
- É importante observar que, caso você esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
- No campo “Recurso”, selecione o usuário pra quem deseja fazer o apontamento;
Nesse momento, um novo painel já estará visível, exibindo todas as despesas autorizadas no seu projeto.
- Clique na primeira coluna, chamada “Adicionar”, para informar ao sistema que deve registrar o apontamento dessa despesa específica;
- Na coluna “Data”, você deve informar a data em que essa despesa ocorreu;
- A coluna “Tipo Despesa” permite que você escolha qual das despesas autorizadas nesse projeto você quer apontar;
- Os campos “Qtd” (quantidade) e “Valor Unitário” são obrigatórios. Caso tenha sido informada uma quantidade e/ou valor superiores àqueles autorizados pelo seu Gestor, o sistema exibirá um alerta, através do campo “Valor Total”, informando quais são os valores máximos para cada campo e não permitirá que você prossiga com os apontamentos até que as informações sejam corrigidas;
- O campo “Narrativa” pode receber alguma informação que você queira registrar sobre essa despesa.
- Quando terminar, clique em “Salvar”.
Apontando Horas
Um apontamento de horas é realizado para registrar as atividades dentro de um projeto. Cada apontamento de horas pertence a uma atividade dentro de um projeto realizada por um recurso. Para cada apontamento, deverá ser informado o que foi realizado durante o período informado.
Os apontamentos são baseados nas atividades disponíveis em cada projeto. Enquanto Gestor de Projeto, você pode fazer o apontamento de horas para os demais recursos que não forem Gestores.
Para fazer um Apontamento de Horas
- No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
- Agora, no menu lateral esquerdo, selecione a opção “Apontamento” e clique em “Novo Registro” ou acesse https://app.procedo.com.br/apontamento/form;
- No campo “Cliente”, localize aquele com qual você está trabalhando no projeto para que o campo “Projeto” seja preenchido;
- É importante observar que, caso você esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
- No campo “Recurso”, selecione o usuário para quem deseja fazer o apontamento;
- No campo “Atividade” selecione para qual atividade do seu projeto deseja fazer o apontamento das horas que você vai lançar;
- É importante observar que, nesse momento, dependendo do Tipo da Atividade, o formulário de preenchimento pode sofrer algumas alterações:
- Caso a atividade seja do tipo “Tempo Gasto”, então os campos “Hora Início”, “Hora fim” e “Abono” serão omitidos;
- Se for do tipo “Intervalo”, os campos permanecerão e será necessário o preenchimento. A seguir, há uma explicação mais detalhada sobre ambos os tipos;
- É importante observar que, nesse momento, dependendo do Tipo da Atividade, o formulário de preenchimento pode sofrer algumas alterações:
- A opção “Encerrar Atividade?” encerrará essa atividade assim que o apontamento for salvo, independente de ainda haver saldo de horas nela;
- Em “Narrativa”, é possível inserir informações sobre o seu apontamento e anexar imagens a ele;
- Quando terminar, clique no botão “Salvar”.
Diferença entre os Tipos de Apontamento
Apontamento por Intervalo: obriga o usuário a preencher as informações de hora início e hora fim, tornando o controle ainda maior. Essas informações são bastante úteis quando os recursos estão executando uma atividade do projeto fora da empresa.
Apontamento por Tempo Gasto: é mais simples, de forma que o usuário comunica somente a quantidade de horas utilizadas para concluir a atividade.