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Criando Projetos

No projeto, é possível definir um conjunto de atividades a serem realizadas, fazer apontamento de horas e de despesas e definir valores e parcelas a fim de elaborar um produto ou serviço de forma eficaz.

Para criar um Projeto:

  1. No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
  2. No menu lateral esquerdo, selecione a opção “Projeto” e clique em “Novo Registro” ou acesse https://app.procedo.com.br/projeto/form;
  3. Na aba “Geral”:
    1. Informe para qual “Cliente” o projeto será desenvolvido;
    2. Defina um “Nome”, um Prazo Inicial e um Prazo Final para o projeto;
    3. É possível, ainda, definir em qual fase do projeto quer começar, determinar a “Filial” que será responsável por ele (caso tenha) e adicionar eventuais tags.
  4. Na aba “Escopo”, você pode anexar imagens além de registrar um texto sobre o projeto.

Aspectos Comerciais do Projeto

As condições comerciais do projeto ficam na aba “Comercial”, onde temos o campo “Tipo de pagamento”, que definirá como esse projeto será pago.

Ao alterar esse campo, será possível escolher entre duas opções:

  • Valor Hora: dessa forma, o projeto será cobrado por hora trabalhada. Após escolher esse tipo, preencha o campo “Valor Hora” com valor combinado com o cliente.
  • Fechado: determina um preço fechado para o desenvolvimento de todo o projeto. Preencha o campo “Valor projeto” com o preço acordado e o campo “Alíquota de imposto” caso seja necessário.

Alocação de Membros no Projeto

Na aba “Membro”, escolha quais os recursos/usuários farão parte desse projeto e qual será o papel de cada um. Lembrando que apenas Gestores podem fazer apontamentos de horas e despesas para os demais recursos do projeto, exceto de outros Gestores.

Despesas pré-aprovadas no Projeto

Na aba “Despesas”, escolha quais serão os tipos de despesas autorizadas no projeto marcando o campo da coluna “Adicionar”. Não esqueça de definir também seus valores.

  • O Valor Unitário será utilizado apenas como sugestão no cadastro da despesa;
  • O Valor Máximo é o maior valor que poderá ser utilizado na despesa;
  • O campo Faturável indica se essa despesa será faturável no extrato de serviço, ou seja, se a despesa será repassada para o cliente.

Situações de um Projeto

Um Projeto possui três situações:

  • Em andamento: essa é a primeira situação do projeto após seu cadastro e indica que ele ainda está em desenvolvimento;
  • Finalizado: essa situação é definida quando o projeto está concluído;
  • Cancelado/Reprovado: é utilizada para os projetos que foram cancelados ou reprovados.

Para alterar a situação do projeto, siga os seguintes passos:

  1. Acesse o Projeto já cadastrado que deseja alterar a situação;
  2. No canto superior esquerdo, clique em “Editar”;
  3. Na aba “Geral”, localize o campo “Situação Projeto”;
  4. Escolha a situação que deseja definir;
  5. Clique em “Salvar”.

Níveis de permissão de acesso ao Projeto

  • Usuário Administrador ou Supervisor
    Possui permissão total. Consegue visualizar e editar todos os campos.
  • Usuário comum que não está vinculado a um recurso
    Conseguirá visualizar todos os registros e, até mesmo, editar caso possua acesso a essa rotina, só não terá acesso às informações comerciais.
  • Usuário comum vinculado a recurso
    Não terá acesso a nenhum projeto a não ser que seja um colaborador ou gestor.

    • Os Colaboradores poderão visualizar o projeto, fazer apontamentos de despesa e apontamento de horas.
    • Os Gestores possuem mais acessos no projeto. Eles conseguem editar o projeto, definir quais serão os apontamentos, adicionar outros recursos, cadastrar atividades e também possuem acesso a informações comerciais.

Atividades

As atividades do projeto são ações a serem realizadas para dar andamento ao produto/serviço. Um projeto pode ter várias atividades que podem ser categorizadas, ter um prazo final e uma estimativa em horas que serão gastas no seu desenvolvimento. Além de controlar prazo e estimativa, a atividade conta com os seguintes recursos:

Histórico: através do qual, os membros da atividade podem registrar suas dúvidas e interagir com outros usuários.

Checklist: o usuário pode planejar a execução da atividade criando checklist para guiá-lo na execução.

Documento: o usuário pode anexar um documento que seja relacionado a esta atividade.

Para cadastrar uma atividade:

  1. No menu lateral, clique na rotina “Atividade” ou acesse https://app.procedo.com.br/projatividade/form;
  2. No campo “Cliente”, localize aquele com qual você está trabalhando no projeto para que o campo “Projeto” seja preenchido;
  3. É importante observar que, caso esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
  4. Preencha todos os campos obrigatórios e clique em salvar.

Apontando Despesas

Enquanto Gestor de um Projeto, você poderá fazer o apontamento de despesas (exemplos: refeição, combustível, hospedagem) – caso as tenha autorizado no Projeto em que você está escalado –  para si mesmo e para outros recursos que não forem Gestores. Dessa forma, elas poderão ser informadas em uma ordem de serviço para posteriormente serem relacionadas em extratos de serviço e extratos de recurso.

Para apontar Despesas:

  1. No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
  2. No menu lateral esquerdo, selecione a opção “Despesa” e clique em “Novo Registro”, ou acesse https://app.procedo.com.br/projdespesa/form;
  3. No campo “Cliente”, localize aquele com qual você está trabalhando no projeto para que o campo “Projeto” seja preenchido;
  4. É importante observar que, caso você esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
  5. No campo “Recurso”, selecione o usuário pra quem deseja fazer o apontamento;

Nesse momento, um novo painel já estará visível, exibindo todas as despesas autorizadas no seu projeto.

  1. Clique na primeira coluna, chamada “Adicionar”, para informar ao sistema que deve registrar o apontamento dessa despesa específica;
  2. Na coluna “Data”, você deve informar a data em que essa despesa ocorreu;
  3. A coluna “Tipo Despesa” permite que você escolha qual das despesas autorizadas nesse projeto você quer apontar;
  4. Os campos “Qtd” (quantidade) e “Valor Unitário” são obrigatórios. Caso tenha sido informada uma quantidade e/ou valor superiores àqueles autorizados pelo seu Gestor, o sistema exibirá um alerta, através do campo “Valor Total”, informando quais são os valores máximos para cada campo e não permitirá que você prossiga com os apontamentos até que as informações sejam corrigidas;
  5. O campo “Narrativa” pode receber alguma informação que você queira registrar sobre essa despesa.
  6. Quando terminar, clique em “Salvar”.

Apontando Horas

Um apontamento de horas é realizado para registrar as atividades dentro de um projeto. Cada apontamento de horas pertence a uma atividade dentro de um projeto realizada por um recurso. Para cada apontamento, deverá ser informado o que foi realizado durante o período informado.
Os apontamentos são baseados nas atividades disponíveis em cada projeto. Enquanto Gestor de Projeto, você pode fazer o apontamento de horas para os demais recursos que não forem Gestores.

Para fazer um Apontamento de Horas

  1. No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
  2. Agora, no menu lateral esquerdo, selecione a opção “Apontamento” e clique em “Novo Registro” ou acesse https://app.procedo.com.br/apontamento/form;
  3. No campo “Cliente”, localize aquele com qual você está trabalhando no projeto para que o campo “Projeto” seja preenchido;
  4. É importante observar que, caso você esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
  5. No campo “Recurso”, selecione o usuário para quem deseja fazer o apontamento;
  6. No campo “Atividade” selecione para qual atividade do seu projeto deseja fazer o apontamento das horas que você vai lançar;
    • É importante observar que, nesse momento, dependendo do Tipo da Atividade, o formulário de preenchimento pode sofrer algumas alterações:
      • Caso a atividade seja do tipo “Tempo Gasto”, então os campos “Hora Início”, “Hora fim” e “Abono” serão omitidos;
      • Se for do tipo “Intervalo”, os campos permanecerão e será necessário o preenchimento. A seguir, há uma explicação mais detalhada sobre ambos os tipos;
  7. A opção “Encerrar Atividade?” encerrará essa atividade assim que o apontamento for salvo, independente de ainda haver saldo de horas nela;
  8. Em “Narrativa”, é possível inserir informações sobre o seu apontamento e anexar imagens a ele;
  9. Quando terminar, clique no botão “Salvar”.

Diferença entre os Tipos de Apontamento

Apontamento por Intervalo: obriga o usuário a preencher as informações de hora início e hora fim, tornando o controle ainda maior. Essas informações são bastante úteis quando os recursos estão executando uma atividade do projeto fora da empresa.

Apontamento por Tempo Gasto: é mais simples, de forma que o usuário comunica somente a quantidade de horas utilizadas para concluir a atividade.

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