O que é uma cotação de venda

A cotação no conceito mais popular seria uma relação de preços que antecede o pedido de venda, e este conceito está presente no sistema porém temos algumas diferenças dependendo de sua situação. Vale lembrar que as cotações devem estar vinculadas a uma Oportunidade.

Como criar uma cotação

1. No menu esquerdo do sistema clique na opção “Cotação”, ou https://app.procedo.com.br/cotacao;
2. clique no botão “Novo registro”, localizado abaixo do título;
3. No campo “Cliente/Prospect”, clique no desenho da lupa;
4. uma nova janela será aberta, informe o nome (ou parte dele) de um prospect ou cliente, e clique no botão “Buscar”;
5. aguarde alguns instantes e uma lista com o resultado da pesquisa aparecerá, e então selecione o registro desejado;
6. o campo “Oportunidade” será preenchido com os registros encontrados do Prospect/Cliente selecionado no item anterior;
7. preencha os demais campos e clique em “Salvar”, e pronto!

 

1. Com uma oportunidade aberta, no lado direito, procure pela aba “Cotações” e clique;
2. em seguida clique no botão “+”, localizar no lado direito do painel;
3. você será encaminhado para o formulário de cotação, com os campos “Cliente/Prospect” e “Oportunidade” preenchidos;
4. agora preencha os demais campos e clique em “Salvar”, e pronto!

Como adicionar itens

1. Com a cotação aberto (com a situação “Rascunho”), clique no botão “Editar”;
2. abaixo dos campos básicos, há uma sessão chamada “Itens da Cotação”, clique no botão “Adicionar”
3. uma nova janela aparecerá, informe no campo “Digite sua busca” parte da Descrição, ou código do item,
4. em seguida selecione a linha (caso tenha dúvida deixe todas marcadas), e clique no botão “Buscar”;
5. aguarde alguns instantes e uma lista com o resulta aparecerá logo abaixo,
6. clique no item desejado, em seguida novos campos apareceram,
7. preencha os campos “Preço” e “Qtd.” e clique no botão “Adicionar”;
8. se precisar adicionar mais itens repita o procedimento a partir do item 3, caso contrário clique no botão “Fechar” e pronto!

Situações de uma Cotação

• A situação “Rascunho” é definido sempre que uma cotação é criada. Nesta situação pode-se realizar qualquer alteração, e após ser preenchida passa pelo processo de finalização;
• Após finalizado temos três possibilidades:
  • Se houver Grupo de Aprovação cadastrado, e se o desconto concedido ultrapassar do limite permitido, então poderá ser necessário passar por uma triagem, durante a análise dos aprovadores a cotação ficará com a situação “Em aprovação”;
  • Se um usuário aprovador não aceitar alguma informação da cotação ela poderá ser “Reprovada” e deverá ser analisada pelo responsável que fará os ajustes necessário, para que então finalize e reinicie a triagem novamente.
  • Depois que a cotação passar pela triagem (e não há mais nenhuma “Reprovação”) ela recebe a situação de “Ativa”. Se sua empresa não possuir Grupo de aprovação, então as duas situações anteriores serão ignoradas e após finalizar a situação passa para “Ativa”;
• Ao encerrar uma Oportunidade uma das cotações realizadas deverá ser selecionada, e após o encerramento a cotação selecionada receberá a situação “Vencida”;
• Por último temos a situação “Cancelada”, que ocorre com todas as cotações de uma oportunidade encerrada (com exceção da escolhida);

Usando tabelas de preços na cotação

Para alterar a tabela de preço de uma cotação é necessário que a situação seja: “Rascunho”, veja abaixo:

1. Com a cotação aberta, clique no botão “Editar”, localizado abaixo do título;
2. em seguida localize o campo “Tab. Preço/Cond. Pagto”, e selecione a opção desejada;
3. uma mensagem será exibido alertando para o risco da mudança, pois alguns dos itens presentes podem não existir na tabela seleciona,
4. ao confirmar a mudança o sistema removerá todos os itens que não estão presentes na tabela de preço.

Finalizando uma cotação

1. Com a cotação aberta, clique no botão “Ações”, localizado ao lado esquerdo do título;
2. selecione a opção “Finalizar”;
3. uma nova janela será exibido, onde será necessário ser definido a quantidade de parcelas que podem variar mediante a Forma de Pagamento selecionado;
4. em seguida clique no botão “Finalizar Cotação”;

Observação: Algumas regras podem impedir a Finalização da cotação, por exemplo, o total igual a “0,00”, ou se o valor das parcelas for menor que as configurações da Forma de Pagamento. Se algo estiver incoerente uma mensagem será exibida.

Veja mais:

• Como incluir serviços recorrentes na cotação
• Como utilizar as tabelas de preço