A cotação no conceito mais popular seria uma relação de preços que antecede o pedido de venda, e este conceito está presente no sistema porém temos algumas diferenças dependendo de sua situação. Vale lembrar que as cotações devem estar vinculadas a uma Oportunidade.
Como criar uma cotação
- No menu esquerdo do sistema clique na opção “Cotação”, ou https://app.procedo.com.br/cotacao;
- clique no botão “Novo registro”, localizado abaixo do título;
- No campo “Cliente/Prospect”, clique no desenho da lupa;
- uma nova janela será aberta, informe o nome (ou parte dele) de um prospect ou cliente, e clique no botão “Buscar”;
- aguarde alguns instantes e uma lista com o resultado da pesquisa aparecerá, e então selecione o registro desejado;
- o campo “Oportunidade” será preenchido com os registros encontrados do Prospect/Cliente selecionado no item anterior;
- preencha os demais campos e clique em “Salvar”, e pronto!
- Com uma oportunidade aberta, no lado direito, procure pela aba “Cotações” e clique;
- em seguida clique no botão “+”, localizar no lado direito do painel;
- você será encaminhado para o formulário de cotação, com os campos “Cliente/Prospect” e “Oportunidade” preenchidos;
- agora preencha os demais campos e clique em “Salvar”, e pronto!
Como adicionar itens
- Com a cotação aberto (com a situação “Rascunho”), clique no botão “Editar”;
- abaixo dos campos básicos, há uma sessão chamada “Itens da Cotação”, clique no botão “Adicionar”
- uma nova janela aparecerá, informe no campo “Digite sua busca” parte da Descrição, ou código do item,
- em seguida selecione a linha (caso tenha dúvida deixe todas marcadas), e clique no botão “Buscar”;
- aguarde alguns instantes e uma lista com o resulta aparecerá logo abaixo,
- clique no item desejado, em seguida novos campos apareceram,
- preencha os campos “Preço” e “Qtd.” e clique no botão “Adicionar”;
- se precisar adicionar mais itens repita o procedimento a partir do item 3, caso contrário clique no botão “Fechar” e pronto!
Situações de uma Cotação
- A situação “Rascunho” é definido sempre que uma cotação é criada. Nesta situação pode-se realizar qualquer alteração, e após ser preenchida passa pelo processo de finalização;
- Após finalizado temos três possibilidades:
- Se houver Grupo de Aprovação cadastrado, e se o desconto concedido ultrapassar do limite permitido, então poderá ser necessário passar por uma triagem, durante a análise dos aprovadores a cotação ficará com a situação “Em aprovação”;
- Se um usuário aprovador não aceitar alguma informação da cotação ela poderá ser “Reprovada” e deverá ser analisada pelo responsável que fará os ajustes necessário, para que então finalize e reinicie a triagem novamente.
- Depois que a cotação passar pela triagem (e não há mais nenhuma “Reprovação”) ela recebe a situação de “Ativa”. Se sua empresa não possuir Grupo de aprovação, então as duas situações anteriores serão ignoradas e após finalizar a situação passa para “Ativa”;
- Ao encerrar uma Oportunidade uma das cotações realizadas deverá ser selecionada, e após o encerramento a cotação selecionada receberá a situação “Vencida”;
- Por último temos a situação “Cancelada”, que ocorre com todas as cotações de uma oportunidade encerrada (com exceção da escolhida);
Usando tabelas de preços na cotação
Para alterar a tabela de preço de uma cotação é necessário que a situação seja: “Rascunho”, veja abaixo:
- Com a cotação aberta, clique no botão “Editar”, localizado abaixo do título;
- em seguida localize o campo “Tab. Preço/Cond. Pagto”, e selecione a opção desejada;
- uma mensagem será exibido alertando para o risco da mudança, pois alguns dos itens presentes podem não existir na tabela seleciona,
- ao confirmar a mudança o sistema removerá todos os itens que não estão presentes na tabela de preço.
Finalizando uma cotação
- Com a cotação aberta, clique no botão “Ações”, localizado ao lado esquerdo do título;
- selecione a opção “Finalizar”;
- uma nova janela será exibido, onde será necessário ser definido a quantidade de parcelas que podem variar mediante a Forma de Pagamento selecionado;
- em seguida clique no botão “Finalizar Cotação”;
Observação: Algumas regras podem impedir a Finalização da cotação, por exemplo, o total igual a “0,00”, ou se o valor das parcelas for menor que as configurações da Forma de Pagamento. Se algo estiver incoerente uma mensagem será exibida.
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