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Apontando Despesas

Você, enquanto recurso de um projeto, poderá fazer o apontamento de despesas (exemplos: refeição, combustível, hospedagem) caso seu Gestor tenha as autorizado no Projeto em que você está escalado. Dessa forma, elas poderão ser informadas em uma ordem de serviço para serem relacionadas em extratos de serviço e extratos de recurso posteriormente.

Para apontar Despesas:

  1. No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
  2. Agora, no menu lateral esquerdo, selecione a opção “Despesa” e clique em “Novo Registro”, ou acesse https://app.procedo.com.br/projdespesa/form;
  3. No campo “Cliente”, localize aquele com o qual está trabalhando.
  4. No campo “Projeto”, é importante observar que, caso você atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
  5. No campo “Recurso”, selecione o seu usuário;

Nesse momento, um novo painel já estará visível, exibindo todas as despesas autorizadas no seu projeto.

  1. Clique na primeira coluna, chamada “Adicionar”, para informar ao sistema que deve registrar o apontamento dessa despesa específica;
  2. Na coluna “Data” você deve informar a data em que essa despesa ocorreu;
  3. A coluna “Tipo Despesa” permite que você escolha qual das despesas autorizadas nesse projeto você quer apontar;
  4. Os campos “Qtd” (quantidade) e “Valor Unitário” são obrigatórios. É importante observar que o campo “Valor Total” será atualizado automaticamente e, caso tenha sido informada uma quantidade e/ou valor superiores àqueles autorizados pelo seu Gestor, o sistema exibirá um alerta informando quais são os valores máximos para cada campo e não permitirá que você prossiga com os apontamentos até que as informações sejam corrigidas;
  5. O campo “Narrativa” pode receber alguma informação que você queira registrar sobre essa despesa.
  6. Quando terminar, clique em “Salvar”.

Apontando Horas

Um apontamento de horas é realizado para registrar as atividades dentro de um projeto e cada um deles pertence a uma atividade dentro de um projeto realizada por um recurso. Para cada apontamento, deverá ser informado o que foi realizado durante o período determinado.

Para fazer um Apontamento de Horas

  1. No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
  2. Agora, no menu lateral esquerdo, selecione a opção “Apontamento” e clique em “Novo Registro”, ou acesse https://app.procedo.com.br/apontamento/form;
  3. No campo “Cliente”, localize o projeto no qual está atuando;
  4. No campo “Projeto”, é importante observar que, caso esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
  5. No campo “Recurso”, selecione o seu usuário;
  6. No campo “Atividade”, selecione para qual atividade do seu projeto deseja fazer o apontamento das horas que você vai lançar;
    • É importante observar que, nesse momento, o formulário de preenchimento pode sofrer algumas alterações dependendo do Tipo da Atividade:
      • Caso a atividade seja do tipo “Tempo Gasto”, então os campos “Hora Início”, “Hora fim” e “Abono” serão omitidos;
      • Se for do tipo “Intervalo”, os campos permanecerão e será necessário o preenchimento. A seguir no texto há uma explicação mais detalhada sobre ambos os tipos;
  7. A opção “Encerrar Atividade?” encerrará essa atividade assim que o apontamento for salvo, independente de ainda haver saldo de horas nela;
  8. Em “Narrativa”, é possível inserir informações sobre o seu apontamento e anexar imagens a ele;
  9. Quando terminar, clique no botão “Salvar”.

Diferença entre os Tipos de Apontamento

Apontamento por Intervalo
O apontamento por intervalo obriga o usuário a preencher as informações de hora início e hora fim, tornando o controle ainda maior. Essas informações são bastante úteis quando os recursos estão executando uma atividade do projeto fora da empresa.

Apontamento por Tempo Gasto
O apontamento por tempo gasto é mais simples, de forma que o usuário informa somente a quantidade de horas utilizadas para concluir a atividade.

Gerando Ordens de Serviço

Uma Ordem de Serviço é composta por apontamentos e/ou despesas geradas no decorrer de seus projetos.

Para criar uma Ordem de Serviço:

  1. No botão vermelho localizado no topo da tela, ao lado da logo Procedo, selecione a opção “Projetos”;
  2. No menu lateral esquerdo, selecione a opção “Ordem de Serviço” e clique em “Novo Registro”, ou acesse https://app.procedo.com.br/ordemserv/form;
  3. No campo “Cliente”, localize aquele em cujo projeto está atuando para que o campo “Projeto” seja preenchido;
  4. No campo “Projeto”, é importante observar que, caso esteja atuando em mais de um projeto do mesmo cliente, você deverá selecionar o projeto específico para o qual deseja fazer o apontamento;
  5. No campo “Recurso”, selecione o seu usuário;
  6. Em “Data”, informe a data da sua Ordem de Serviço.

Nesse momento, as abas Apontamento e Despesa no painel lateral direito terão sido atualizados.

  1. Adicione à sua Ordem de Serviço os Apontamentos, em sua respectiva aba, clicando na caixa ao final da linha, na coluna “Adicionar”;
  2. Faça o mesmo com suas Despesas;
  3. É possível, ainda, informar alguma narrativa caso deseje;
  4. Quando terminar, clique em “Salvar”.

Situações da Ordem de Serviço

Como informado anteriormente, Ordens de Serviço podem estar vinculadas a Extratos de Serviço e a Extratos de Recurso. Em ambos os casos o conceito é o mesmo:

  • “Pendente” significa que a ordem de serviço está aguardando que o extrato vinculado seja pago;
  • E, quando o pagamento for realizado, a situação será alterada para “Faturado”.

Impressão da Ordem de Serviço

A impressão da Ordem de Serviço possibilita a visualização dos detalhes de todos os apontamentos e despesas da ordem gerada, além de colher a assinatura de algum responsável caso queira arquivá-las para prestação de contas futuramente.

  1. Acesse uma Ordem de Serviço (previamente cadastrada);
  2. Na parte superior, do lado direito, clique no botão “Ações”;
  3. Selecione a opção “Imprimir” para que uma nova janela seja exibida;
  4. Caso você não deseje literalmente imprimir, mas apenas visualizar, clique no botão “Cancelar”.

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